Primeiros Passos

Bem-vindo ao Todoist!

Primeiros Passos

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Este guia vai ajudá-lo a entender o básico de Todoist e a começar usando um sistema simples de gerenciamento de tarefas para se organizar com seus afazeres e ficar em dia com tudo o que você precisa executar.

Você vai aprender como usar Todoist para:

  • Manter controle de tudo o que você precisa fazer
  • Organizar e progredir em seus projetos mais importantes
  • Planejar seu dia para um foco e produtividade máximos

Podemos começar?

Mantenha o controle sobre as suas tarefas

A verdade é que os nossos cérebros são programados para se manter pensando o tempo todo em nossas tarefas inacabadas. Isso é muito quando você tem apenas uma coisa para fazer, mas não é tão legal assim quando temos uma lista de mais de 30 tarefas exigindo nossa atenção de uma vez só.

É por isso que o primeiro passo para organizar o seu trabalho e a sua vida é tirar tudo o que está tomando conta da sua cabeça e colocar na sua lista de tarefas. Daí você pode começar a se organizar e priorizar suas tarefas, de modo que você saiba exatamente no que precisa se focar, e quando.

Adicionando novas tarefas

Para adicionar uma nova tarefa a Todoist, basta clicar + ou usar o atalho do tecladoQ para abrir uma nova janela de tarefa, digitar o nome da sua tarefa, e pressionar Enter.

Nós também recomendamos fazer o download dos nossos apps para Mac, Windows, iOS, Android, e mais de modo que você possa anotar qualquer tarefa em Todoist no exato momento em que elas vierem à sua mente - não importando onde você esteja.

Datas e horas de vencimento

Se você sabe que precisa ter uma tarefa executada em um determinado dia, digite uma data ou hora de vencimento junto com o nome da sua tarefa.

Dicas Todoist:

Todoist vai reconhecer automaticamente esta informação e adicionar a data de vencimento de modo que você possa criar tarefas rapidamente, especialmente em seus apps móveis. Mas se você quiser que uma das palavras ou frases destacadas sejam parte do nome da tarefa ao invés de uma data, basta clicar sobre a palavra em questão para desfazer a marcação.

due date

Você também pode adicionar datas de vencimento recorrentes às suas tarefas, como todo dia primeiro do mês, a cada duas semanas começando 1 Junho, ou toda segunda. Quando você concluir uma tarefa recorrente, a data de vencimento será remarcada automaticamente para a próxima ocorrência, para que você nunca esqueça de quando precisa executar esta tarefa de novo. É perfeito para lembrar de tudo, desde o pagamento do aluguel até o envio de relatórios trimestrais para a empresa.

repeating due date

Criando subtarefas

Tente criar tarefas que sejam ações concretas e gerenciáveis - coisas que você poderia realizar em uma hora ou menos. "Começar minha própria empresa" é algo vago, gigantesco e fácil de ser adiado para depois. "Fazer uma lista de 25 ideias de potenciais negócios" ou "Telefonar para a Julia para pegar uma recomendação de um advogado especializado em pequenas empresas" são próximas ações fáceis de serem executadas e não necessitam decisões extras para serem feitas.

Você pode adicionar esses pequenos passos como subtarefas sob uma "tarefa mãe". Basta arrastar e soltar uma tarefa sob outra, à direita, para transformá-la em uma subtarefa.

Na verdade, algumas das suas tarefas podem ter etapas numerosas o suficiente que você possa querer transformá-las em projetos...

Organizando seus projetos

Projetos ajudam você a organizar suas tarefas em listas separadas. Seu Todoist já vem com uma lista de projetos padrão para começar, mas você pode criar, excluir, renomear, rearranjar e criar novos códigos de cores para os seus projetos - e do jeito que você quiser.

edit project

Criando novos projetos

A maioria dos usuários considera útil separar suas tarefas em projetos maiores como Trabalho e Pessoal. Então eles criam novos projetos para coisas grandes e de longo prazo em que eles estejam trabalhando. Por exemplo:

  • Se você é um professor, você pode criar um projeto para planejar cada aula a ser ministrada.
  • Se você é um desenvolvedor de software que faz parte de uma equipe de desenvolvimento Agile, você pode criar um novo projeto para manter o controle sobre cada sprint que você participa.
  • Se você trabalha em marketing, você poderia criar um projeto para cada nova campanha que planeja lançar.
  • Se você é um freelancer, você poderia criar um projeto para cada um dos seus clientes. (Você poderia ainda compartilhar estes projetos com os seus clientes.)
project examples

Para criar um novo projeto, clique em Adicionar Projeto ao final da sua lista de projetos, digite o nome do projeto, escolha uma cor para destacá-lo e pressione Enter.

Planejando seus projetos

Para começar, tente manter sua lista de projetos tão simples quanto possível. Isso torna mais fácil decidir quais tarefas devem ser alocadas em que lugar, e ajuda você a focar seu tempo e energia em um pequeno número de projetos importantes de uma vez. Você sempre poderá adicionar mais projetos mais tarde.

Para cada novo projeto que você criar, pergunte-se quais são os próximos passos que precisam ser feitos para levar este projeto adiante. Não se preocupe em colocar tudo de uma vez, pois você sempre poderá voltar e adicionar mais etapas à medida em que elas surgirem. Adicione cada uma dessas etapas que vier à mente como uma nova tarefa em seu projeto.

Para começar, identifique o primeiro passo concreto que você precisará fazer para mover este projeto adiante. Arraste e solte-o para o topo da lista de tarefas deste projeto.

Dicas Todoist:

Você pode rapidamente adicionar uma tarefa a um projeto específico ao digitar # no campo do nome da tarefa. Todoist vai reconhecer automaticamente e puxar uma lista de todos os seus projetos, filtrando os resultados à medida em que você continua a digitar o nome completo do projeto desejado. Este atalho é especialmente útil quando você está adicionando tarefas rapidamente no seu aparelho móvel.

Sua Caixa de Entrada

Não sabe onde organizar uma nova tarefa? Adicione-a em sua Caixa de Entrada primeiro e decida onde alocá-la depois. Sua Caixa de Entrada serve como uma lista padrão para tarefas que ainda não tem um projeto, ou tarefas que não foram alocadas em nenhum projeto em particular. Quando você já tiver resolvido, basta arrastar e soltar estas tarefas no projeto escolhido em sua lista.

Agora que você tem um plano contreto e gerenciável para começar a "atacar" seus projetos e objetivos, vamos dar uma olhada em como você pode transformar a visualização geral dos seus planos em uma lista de tarefas diária e organizada.

Planejando o seu dia

Só o fato de listar e organizar suas tarefas já dá um alívio enorme quando você está se sentindo sobrecarregado.

Mas o verdadeiro poder de Todoist está em ajudar você a planejar como você vai passar cada dia para garantir que você está fazendo progresso naquilo que é mais importante para você.

Hoje e próximos 7 dias

Suas visualizações de Hoje e Próximos 7 dias permitem que você veja todas as suas tarefas através de todos os seus projetos que precisam ser executadas hoje ou estão para vencer em 7 dias. Isto é como você vai passar boa parte do seu tempo em Todoist.

Sua visualização dos Próximos 7 dias faz com que seja mais fácil planejar sua semana adiante. Muitas pessoas bloqueiam uma meia hora do seu domingo ou da manhã da sua segunda para ter uma visão geral de como será a semana à frente, para decidir também o que será feito a cada dia.

next 7 days

Sua visualização Hoje torna mais fácil permanecer focado nas coisas certas todos os dias. Ao longo do dia, você sempre pode checar sua lista de Hoje para ver sua próxima tarefa. Você pode, inclusive, imprimir sua lista de tarefas diária e manter na sua mesa para referência.

Dicas Todoist:

Você pode visualizar e planejar suas tarefas mais adiante também. Para fazer isso, digite o número de dias que você deseja visualizar – por exemplo, 30 dias – na barra de pesquisa da Busca Rápida, no topo da tela do seu Todoist.

view tasks for the next 30 days

Priorizando suas tarefas

A maioria das pessoas acha difícil manter uma lista de tarefas porque eles superestimam o quanto que eles podem realizar em um dia e falham ao priorizar suas tarefas.

É por isso que nós trouxemos 3 princípios para te guiar na hora de planejar seu dia com Todoist:

  • Nem todas as tarefas são criadas da mesma forma.

    É fácil deixar com que reuniões, emails, pequenas demandas e tarefas urgentes preencham todo o seu dia. Como resultado disso, as tarefas mais importantes acabam sendo empurradas para o dia seguinte. Dedicar um tempo para identificar suas tarefas mais importantes antes de você sentar para trabalhar te ajuda a focar seu tempo e energia naquilo que você terá mais impacto. Eis uma forma simples e fácil de fazer isso:

    Ao início de cada dia, pergunte a si mesmo: O que eu preciso fazer hoje para me sentir satisfeito ao final do dia por ter realizado?

    Identifique não mais do que 3 importantes tarefas para o dia, dê a elas uma data de vencimento para hoje (se elas já não tiverem sido agendadas) e marque-as com uma bandeira vermelha de Prioridade 1. Isso vai colocar essas tarefas no topo da sua lista de Hoje.

    define priorities
  • Fazer sua Tarefa Mais Importante como a primeira coisa pela manhã

    Agora que você já sabe as 3 coisas que precisa realizar hoje, é hora de efetivamente começar a executá-las. Vários estudos já mostraram que nossa força de vontade e energia é mais forte às manhãs, antes de deixar que dezenas de outras decisões consumam nossa energia mental. Por isso que é fundamental que você trabalhe nas suas Tarefas Mais Importantes logo no início do dia.

    Realizar suas tarefas mais difíceis primeiro ajuda a dar o pique de produtividade para o resto do dia. E mesmo que você seja interrompido com telefonemas, reuniões e emails mais tarde, você já vai ter feito o progresso que queria nas suas atividades mais importantes.

    Com sorte, se você está seguindo este guia até agora, suas tarefas mais importantes já estão organizadas no topo da sua lista de hoje e dos outros dias. Agora, basta abrir seu Todoist na visualização de Hoje logo pela manhã e começar a trabalhar nas suas tarefas.

    tasks for today
  • Esperar o inesperado

    Você nem sempre vai conseguir concluir todas as tarefas que planejou fazer naquele dia, e não há nenhum problema nisso! É da natureza humana subestimar a quantidade de tempo que as atividades vão levar para serem feitas.

    É por isso que Todoist faz com que sua flexibilidade seja mais fácil e permita que você ajuste seus planos à medida em que você progride em suas tarefas. Ao final de cada dia você pode usar a visualização Próximos 7 dias para rever e "ticar" tudo o que você realizou, bem como avaliar o que precisa ser reagendado para amanhã ou mais adiante na semana.

    Simplesmente arraste e solte qualquer tarefa remanescente de hoje para amanhã ou para qualquer outro dia na semana.

    Dicas Todoist:

    Você pode sempre visualizar a lista das suas tarefas concluídas ao clicar no ícone de um relógio cinza, localizado ao final da sua lista de tarefas daquele projeto. Se você marcar uma tarefa como concluída por acidente, você pode desmarcá-la ao clicar na carxa de marcação.

    show completed tasks

Agora que você já sabe o básico de Todoist, está pronto para começar a se organizar e a ter total controle do seu trabalho e da sua vida.

Se você quiser obter mais de Todoist, confira estes recursos: